Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichten wir in unseren Datenschutzerklärungen auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für jedes Geschlecht.
Im Folgenden erklären wir, wie wir im Rahmen Ihres Ehrenamts Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit. Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, wodurch Sie als Person identifiziert werden können oder identifizierbar sind.
Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden?
Lebenshilfe im Kinzig- und Elztal e.V., Geschäftsstelle, Mühlenbacher Straße 16, 77716 Haslach, Telefon: 0049 7832 / 797-0, E-Mail: geschaeftsstelle(at)Lhke.de
Zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte als ehrenamtlicher Mitarbeiter im Zusammenhang stehenden Fragen, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt erreichen: Karlheinz Bührer, Lebenshilfe im Kinzig- und Elztal e.V., Mühlenbacher Straße 16, 77716 Haslach, Telefon: 0049 7832 / 797-83, E-Mail: datenschutz(at)wfb-haslach.de
Welche Daten werden verarbeitet?
Sie haben sich bereit erklärt, für uns tätig zu werden. Im Rahmen Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit erheben und verarbeiten wir die nachfolgenden aufgeführten personenbezogenen Daten von Ihnen:
- Vor- und Zuname
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefon-Nr.
- Geburtsdatum
- berufliche Tätigkeit
- Bankverbindung für Aufwandsentschädigung
- Funktion (bei Aufsichtsratsmitgliedern)
- sonstige personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Ausübung Ihres Ehrenamtes mitgeteilt haben
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ehrenamtes erfolgt auf der Grundlage der Ehrenamtsvereinbarung der Lebenshilfe im Kinzig- und Elztal e.V. nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO. Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Ausübung des Ehrenamts zu ermöglichen (z.B. für Einladungen). Ferner verarbeiten wir Ihre Daten auch, um Ihnen ggf. öffentliche Auszeichnungen oder Ehrungen zu verleihen.
Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten ggf. (Bankdaten) zur Auszahlung einer Aufwandsentschädigung.
Abhängig vom Ehrenamt kann es üblich sein, dass während der Ausübung des Amtes Fotoaufnahmen zur Berichterstattung von Ihnen angefertigt werden und im Zusammenhang mit der Berichterstattung über dieses Ereignis, diese Aufnahmen auch in den Medien oder auf der Homepage veröffentlicht werden. Rechtsgrundlage hierfür ist ebenfalls Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO.
Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten über den eigentlichen Zweck der Erfassung auch zur Versendung von Geburtstags-/Weihnachtskarten, Jubiläumsschreiben, Einladungsschreiben zu Veranstaltungen (z. B. Sommerfest) und ähnlichem an Sie. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse).
Soweit wir ausnahmsweise Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DS-GVO von Ihnen verarbeiten, erfolgt dies aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser besonderen Kategorie von personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit Sie uns hierfür Ihre Einwilligung erteilt haben oder gesetzliche Vorgaben uns die Verarbeitung gestatten oder auferlegen. So unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, aufgrund derer wir gegebenenfalls personenbezogene Daten verarbeiten und ggf. an Dritte weiterleiten müsse (z. B. Arbeitssicherheit, Infektionsschutz).
Welche Pflicht zur Bereitstellung von Daten besteht?
Soweit Sie eine ehrenamtliche Tätigkeit für uns angenommen haben oder sich für eine solche Tätigkeit zur Wahl gestellt haben, sind Sie in diesem Zusammenhang auch verpflichtet, uns die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten mitzuteilen. Soweit Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, ist eine ehrenamtliche Tätigkeit nicht möglich.
An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?
Innerhalb unserer Organisation erhalten nur diejenigen Personen (z.B. Ehrenamtskoordination, Sekretariat, EDV-Administration) Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der o.g. Zwecke benötigen. Sämtliche Mitarbeitende unserer Organisation sowie ehrenamtlich Berufene, die in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingebunden sind, unterliegen der Verschwiegenheit. Zudem erhalten die weiteren ehrenamtlich Tätigen Ihres Gremiums (z.B. Vorstandstätigkeit im Verein) Ihre Kontaktdaten, soweit dies zur Ausübung der Aufgaben erforderlich ist.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur statt, sofern dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.
Eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO), insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen (insbesondere technische Unterstützung und Fernwartung), Druckdienstleistungen sowie Archivierung und Entsorgung können in Einzelfällen auch Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten auf der Personaldatenbank INTREXX sowie in einem Papierordner, solange es für die Erfüllung der o.g. Zwecke erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung dieser Zwecke und unserer Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten etwas Anderes vorschreiben oder Daten darüber hinaus aufbewahrt werden müssen, weil diese im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten benötigt werden. Darüber hinaus kann im Einzelfall nach den Vorschriften des Zivilrechts eine Aufbewahrung von bis zu 30 Jahren erforderlich sein (§ 197 BGB).
Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft:
Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung durch uns ist für Sie kostenfrei. Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.
Recht auf Berichtigung:
Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die gespeichert sind, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung:
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall müssen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und diese aus unseren IT-Systemen und Datenbanken entfernen.
Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit
- die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen;
- die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit:
Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.
Dieses Recht besteht nur, wenn
- Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben;
- die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Recht auf Widerruf:
Wenn wir Ihre Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Verarbeitung bleibt jedoch rechtmäßig.
Recht auf Widerspruch:
Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
Alle der oben beschriebenen Betroffenenrechte können Sie uns gegenüber geltend machen, wenn Sie Ihr konkretes Begehren per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten richten.
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde:
Sie haben jederzeit das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg, Königsstraße 10a, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Änderungen dieser Datenschutz-Information
Wir überarbeiten diese Datenschutz-Information bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: Juni 2024